In molte aziende il vero gestionale è un Excel. Non lo dicono nei meeting, non lo scrivono nelle slide, ma è così. Un file cresciuto a strati negli anni, con fogli aggiunti uno alla volta per coprire un caso particolare, formule che pescano da altri fogli, una persona sola che sa dove sta cosa.
Funziona, finché funziona. Poi qualcuno aggiunge una colonna nel posto sbagliato, una formula si rompe, tre reparti si fermano per due giorni a capire dove sta il problema.
Il caso più chiaro che ho visto era una rete di distributori: otto distributori in giro, ognuno con il suo Excel scollegato. Ogni mese il responsabile della rete metteva insieme i numeri a mano, copiando e incollando da otto file diversi. Tre giorni di lavoro al mese, solo per avere una visione d'insieme. Quando un distributore mandava il file in ritardo, ritardava tutto il resto.
La tentazione è di pensare che il problema sia Excel. Non è Excel. Il problema è che i dati non parlano tra loro. Un sistema AI applicato qui non serve a "togliere Excel", serve a rendere quei dati interrogabili in un linguaggio naturale, senza dover sapere dove sta cosa. Il responsabile della rete continua a fare la sua domanda, ma invece di aprire otto file la fa al sistema e ottiene la risposta.
Nel caso che racconto, la quadratura mensile è passata da tre giorni a un'ora. Non per magia: perché sotto, ai dati, qualcuno ha messo ordine prima. L'AI è la parte facile. La parte difficile è decidere che cosa è un dato pulito e cosa no.
La lezione che mi porto da progetti come questo è semplice. Non si sostituisce uno strumento, si sostituisce un modo di lavorare. Se il modo di lavorare resta lo stesso, anche il sistema più sofisticato finisce a fare quello che faceva l'Excel, solo con un'interfaccia più bella.
Il punto non è togliere Excel. È restituire tempo.